MEIs do Comércio e Indústria devem emitir NF-e com CRT 4 a partir de abril

Desde o dia 1º de abril, Microempreendedores Individuais (MEIs) que atuam nos setores de comércio e indústria devem se adequar a uma nova exigência fiscal: a inclusão do Código de Regime Tributário (CRT) 4 nas notas fiscais eletrônicas (NF-e).

A medida, anunciada no ano anterior por meio de nota técnica no portal oficial da Nota Fiscal Eletrônica, tem como objetivo diferenciar os MEIs das demais empresas enquadradas no Simples Nacional, proporcionando maior clareza ao controle fiscal exercido pela Receita Federal e pelas Secretarias de Fazenda estaduais. Com cerca de 70% das empresas ativas no Brasil classificadas como MEI, de acordo com dados do Ministério da Economia, a mudança afeta milhões de empreendedores que dependem da emissão de notas fiscais para formalizar suas operações.

Antes da alteração, os MEIs utilizavam o CRT 1, o mesmo código atribuído a todas as empresas do Simples Nacional. Agora, o CRT 4 passa a ser exclusivo da categoria, permitindo que os sistemas de fiscalização identifiquem rapidamente as operações realizadas por esses pequenos negócios. A obrigatoriedade não implica aumento de impostos, já que a tributação do MEI permanece fixa e é recolhida mensalmente pelo Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). No entanto, a falta de adequação pode trazer complicações, como a rejeição de notas fiscais nos sistemas de emissão ou até problemas com a fiscalização, o que reforça a importância de entender e aplicar a nova regra desde já.

O Sebrae destaca que a emissão de notas fiscais é obrigatória para MEIs sempre que realizam vendas ou prestam serviços a outras empresas, independentemente do porte do cliente. Para pessoas físicas, o documento só precisa ser emitido se solicitado pelo consumidor, conforme o Código de Defesa do Consumidor. Com a entrada em vigor do CRT 4, os empreendedores que lidam com mercadorias e estão sujeitos ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) devem ajustar seus processos para evitar transtornos.

O que muda com o CRT 4 para os MEIs

Implementar o CRT 4 nas notas fiscais eletrônicas representa um marco na formalização dos Microempreendedores Individuais. Criado em 2009, o regime do MEI foi desenhado para simplificar a vida de autônomos e pequenos empresários, oferecendo benefícios como aposentadoria, auxílio-maternidade e enquadramento no Simples Nacional. Até março deste ano, esses empreendedores compartilhavam o CRT 1 com outras empresas do mesmo regime tributário. A partir de agora, o código exclusivo permite uma separação clara, agilizando a análise fiscal e reduzindo o risco de erros na classificação das operações.

A diferenciação trazida pelo CRT 4 não altera a carga tributária dos MEIs. O valor pago mensalmente via DAS continua fixo, cobrindo contribuições ao INSS, ICMS (para comércio e indústria) ou ISS (para serviços), dependendo da atividade exercida. O foco da mudança está na padronização e no controle, garantindo que as notas fiscais reflitam com precisão o perfil tributário do emissor. Especialistas apontam que a medida fortalece a rastreabilidade das operações, algo essencial em um cenário onde os MEIs respondem por uma fatia significativa da economia formal.

Para os empreendedores, a principal mudança prática está no preenchimento das notas fiscais eletrônicas. Quem atua no comércio ou na indústria, emitindo NF-e, precisa garantir que o sistema utilizado esteja atualizado para incluir o CRT 4. Já os prestadores de serviços, que utilizam a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) pelo sistema nacional, não são afetados diretamente por essa exigência, pois o ISSQN é gerido pelos municípios. Assim, a nova regra atinge especialmente os MEIs que lidam com mercadorias e dependem de plataformas estaduais ou do emissor gratuito do Sebrae.

Por que o CRT 4 foi criado

A criação do CRT 4 responde a uma necessidade antiga de aprimorar a gestão fiscal no Brasil. Com milhões de MEIs registrados, a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda enfrentavam dificuldades para distinguir as operações desses pequenos negócios das realizadas por empresas maiores dentro do Simples Nacional. O uso do CRT 1 por todos os optantes do regime gerava confusão nos sistemas de monitoramento, dificultando a identificação de peculiaridades tributárias e operacionais próprias dos MEIs. A solução foi atribuir um código específico, que entrou em vigor após meses de ajustes e divulgação.

Outro fator que motivou a mudança foi a evolução tecnológica dos sistemas fiscais. As notas fiscais eletrônicas, introduzidas há mais de uma década, transformaram a forma como o Fisco acompanha as transações comerciais. Com o CRT 4, os dados gerados pelos MEIs ganham mais granularidade, permitindo que as autoridades identifiquem rapidamente o tipo de contribuinte envolvido em cada operação. Isso reduz o risco de erros na apuração de impostos e facilita a fiscalização, especialmente em estados onde o ICMS é uma fonte importante de arrecadação.

A medida também reflete o crescimento do número de MEIs no país. Desde sua criação, o regime atraiu empreendedores de diversos setores, como varejo, transporte e manufatura, que agora têm um papel mais visível na economia formal. Dados recentes mostram que a formalização via MEI disparou nos últimos anos, impulsionada pela facilidade de cadastro e pelos benefícios previdenciários. Nesse contexto, o CRT 4 surge como um mecanismo para organizar esse contingente, garantindo que suas operações sejam registradas de forma clara e eficiente.

Passo a passo para emitir a nota fiscal com CRT 4

Adaptar-se à nova regra não exige grandes mudanças na rotina dos MEIs, mas demanda atenção aos detalhes. O processo de emissão da nota fiscal eletrônica com o CRT 4 segue etapas semelhantes às já praticadas, com o diferencial da inclusão do novo código. Confira como fazer:

1. Acesse o sistema de emissão: Utilize a plataforma da Secretaria da Fazenda do seu estado ou o emissor gratuito do Sebrae. Certifique-se de que o sistema está atualizado para suportar o CRT 4.
2. Preencha o campo do CRT: No momento de emitir a NF-e, localize o campo referente ao Código de Regime Tributário e selecione ou digite o número 4.
3. Informe os dados do cliente: Insira o CNPJ ou CPF do destinatário, além do endereço completo, para garantir a validade do documento.
4. Escolha o CFOP correto: Selecione o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) que corresponde à operação, como venda ou devolução.
5. Detalhe os produtos: Descreva os itens vendidos, incluindo quantidade, valor unitário e total, como já era feito anteriormente.
6. Transmita a nota: Após revisar as informações, gere o arquivo XML e o Danfe, enviando-os ao cliente e arquivando-os para controle.

Esse procedimento é essencial para quem trabalha com mercadorias e emite NF-e, mas não se aplica aos prestadores de serviços que utilizam a NFS-e. O Sebrae recomenda que os MEIs verifiquem regularmente se seus sistemas estão alinhados às novas exigências, evitando surpresas durante a emissão.

Impactos da mudança nos CFOPs

Além do CRT 4, a nova regra trouxe atualizações nos Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOPs), que classificam as movimentações comerciais nas notas fiscais. Esses códigos já eram obrigatórios, mas agora foram ajustados para refletir as particularidades dos MEIs. A tabela atualizada inclui opções específicas que ajudam a detalhar operações como vendas, devoluções e remessas realizadas por esses empreendedores.

Os novos CFOPs permitem uma identificação mais precisa das atividades. Por exemplo, o código 5.102 é usado para vendas de mercadorias adquiridas de terceiros, enquanto o 5.202 registra devoluções de compras para comercialização. Essa especificidade reforça a transparência fiscal e facilita a conformidade com as regras do ICMS. Para os MEIs, o desafio está em escolher o código correto para cada operação, o que exige um entendimento básico da tabela ou o suporte de um contador.

A atualização dos CFOPs também beneficia o controle interno dos negócios. Com registros mais detalhados, os empreendedores podem acompanhar melhor suas transações, o que é útil para planejar estoques e calcular lucros. Embora a mudança exija um esforço inicial de adaptação, ela promete trazer mais organização ao dia a dia dos MEIs que dependem da emissão de notas fiscais.

Riscos de não usar o CRT 4

Descumprir a nova exigência pode gerar transtornos significativos para os MEIs. Caso o CRT 4 não seja informado ou seja inserido incorretamente, o sistema de emissão pode rejeitar a nota fiscal, impedindo a conclusão da operação. Isso é especialmente prejudicial para quem vende para outras empresas, já que a emissão do documento é obrigatória nesses casos. Sem uma nota válida, o empreendedor corre o risco de atrasar entregas ou perder clientes.

Em situações mais graves, a falta de adequação pode chamar a atenção da fiscalização. Notas emitidas com o código errado, como o antigo CRT 1, podem ser consideradas inválidas, sujeitando o MEI a autuações. Dependendo da gravidade e da reincidência, há até o risco de desenquadramento do regime do Simples Nacional, o que aumentaria a carga tributária e as obrigações fiscais. Especialistas alertam que, embora as penalidades não sejam imediatas, a regularidade fiscal é essencial para manter os benefícios da categoria. Para se manter em dia com as obrigações, é fundamental saber quem precisa declarar o Imposto de Renda em 2025.

Outro impacto possível está na relação com os clientes. Empresas que compram de MEIs exigem notas fiscais corretas para deduzir impostos ou comprovar despesas. Se o documento for rejeitado ou invalidado, o comprador pode enfrentar dificuldades na própria contabilidade, o que prejudica a confiança no fornecedor. Por isso, ajustar-se ao CRT 4 desde o primeiro dia é uma medida de proteção tanto fiscal quanto comercial.

Calendário de adequação ao CRT 4

A transição para o CRT 4 seguiu um cronograma definido pelas autoridades fiscais. Veja as principais datas relacionadas à mudança:

• Agosto de 2024: Publicação da Nota Técnica 2024.001, anunciando a criação do CRT 4 e as atualizações nos CFOPs.
• Novembro de 2024: Data originalmente prevista para a obrigatoriedade, adiada após ajustes técnicos.
• 1º de abril de 2025: Início oficial da exigência do CRT 4 nas notas fiscais eletrônicas emitidas por MEIs.
• A partir de maio de 2025: Período de maior rigor na fiscalização, com possibilidade de autuações para quem não se adequar.

Esse calendário reflete o esforço do governo em dar tempo para que os empreendedores se preparem. Desde o anúncio, o Sebrae e as Secretarias de Fazenda têm orientado os MEIs sobre como atualizar seus sistemas e cumprir a nova regra. Para evitar problemas, é importante ficar atento, inclusive, às questões como o faturamento máximo do MEI e como evitar o desenquadramento.

Dicas práticas para MEIs se adaptarem

Garantir a conformidade com o CRT 4 exige algumas ações simples, mas fundamentais. Primeiramente, os MEIs devem verificar se o sistema de emissão de notas fiscais está atualizado. Plataformas como o emissor gratuito do Sebrae e os portais estaduais da Secretaria da Fazenda já foram ajustados, mas é prudente confirmar antes de emitir a primeira NF-e com o novo código. Caso o empreendedor use um software próprio, é necessário contatar o desenvolvedor para solicitar a atualização.

Outro ponto importante é organizar os dados das operações. Manter um registro claro dos clientes, produtos e CFOPs usados facilita o preenchimento correto das notas. Para quem tem dúvidas sobre os novos códigos ou o processo de emissão, buscar orientação junto ao Sebrae ou a um contador pode evitar erros. Essas medidas ajudam a transformar a mudança em uma oportunidade de aprimorar a gestão fiscal do negócio.

Por fim, é essencial arquivar os documentos gerados. Tanto o arquivo XML quanto o Danfe devem ser guardados por pelo menos cinco anos, conforme a legislação tributária. Esse cuidado protege o MEI em caso de fiscalizações futuras e mantém a regularidade do empreendimento.

Diferenças entre NF-e e NFS-e para MEIs

Entender os tipos de notas fiscais é crucial para aplicar o CRT 4 corretamente. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), agora vinculada ao novo código, é usada por MEIs que comercializam produtos e estão sujeitos ao ICMS. Já a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é destinada a prestadores de serviços, como eletricistas ou manicures, que pagam o ISSQN. Enquanto a NF-e exige o CRT 4 nos sistemas estaduais, a NFS-e segue o padrão nacional e não foi afetada pela mudança.

Essa distinção reflete a divisão de competências tributárias no Brasil. O ICMS, cobrado pelos estados, incide sobre a circulação de mercadorias, enquanto o ISSQN, de responsabilidade municipal, aplica-se aos serviços. Para os MEIs, a escolha entre emitir NF-e ou NFS-e depende exclusivamente da natureza de suas atividades, e a nova regra do CRT 4 reforça a importância de identificar corretamente o tipo de operação realizada. Inclusive, dependendo da situação, o MEI pode até ter direito ao Seguro-Desemprego.

A coexistência desses dois modelos de nota fiscal também destaca a versatilidade do regime MEI. Um empreendedor pode, por exemplo, vender produtos e prestar serviços, emitindo ambos os documentos conforme necessário. Nessas situações, o CRT 4 só será aplicado às NF-e, enquanto a NFS-e segue os procedimentos habituais do sistema nacional.

Benefícios da padronização fiscal

Adotar o CRT 4 traz vantagens que vão além da simples conformidade legal. Para os MEIs, a padronização facilita o acesso a novos mercados, já que empresas maiores exigem notas fiscais regulares para firmar parcerias. Com um código específico, o empreendedor ganha mais credibilidade, demonstrando que está alinhado às normas fiscais vigentes. Isso pode ser um diferencial competitivo em negociações com clientes corporativos ou até órgãos públicos.

Para o Fisco, a mudança melhora a eficiência na análise de dados. Com milhões de notas fiscais emitidas anualmente, a diferenciação entre MEIs e outras empresas do Simples Nacional reduz o tempo gasto em cruzamentos de informações. Isso também diminui a probabilidade de autuações por erros involuntários, desde que o empreendedor siga as orientações corretamente. Assim, a medida beneficia tanto os contribuintes quanto as autoridades fiscais.

A longo prazo, a padronização pode abrir caminho para outras melhorias no regime MEI. Especialistas sugerem que o uso de códigos exclusivos pode facilitar a criação de políticas públicas direcionadas à categoria, como incentivos fiscais ou programas de capacitação. Enquanto isso, os empreendedores devem focar em se adaptar à nova realidade para colher os frutos dessa organização. Para auxiliar na rotina, o App MEI pode facilitar a rotina com serviços e alertas essenciais.